So nutze ich nach 4 Jahren Obsidian und von diesen Systemen haben ich gelernt

Die Frage "was soll dein Notizsystem können?" habe ich bei all meinen PKM-Recherchen ein paar Mal gelesen, bis sie wirklich etwas für mich verändert hat. Weil ich mit dem Tool meiner Wahl (Obsidian, obviously) warm werden und alle möglichen Funktionen ausprobieren wollte.

Inzwischen sind die ältesten Notizen, die die Verschiebungen durch verschiedene Vaults überlebt haben, 4 Jahre und älter. Ein Vault ist ein eigener Tresor für eine Notizsammlung. Ähnlich wie in OneNote ein einzelnes Notizbuch.
Immer wieder wollte ich verschiedene Strukturen nutzen und habe mir Systeme angeschaut, nach Tipps gesucht oder mich von Screenshots inspirieren lassen, die andere Menschen online teilen.

Vor einiger Zeit bin ich wieder über die Frage nach dem Ziel meines Notizsystems gestolpert. Und ich habe gemerkt: diese Umräumaktion darf dauern und ich möchte wieder einen Vault Stück für Stück wachsen lassen. Schluss mit der vermeintlich perfekten Obsidian-Vault-Struktur aus dem nächsten YouTube-Video.

Apropos krasse YouTube-Videos zu komplexen Strukturen in Obsidian. Maurice Renk hat in seinem Blogartikel Obsidian Kirby Sync dazu eine pointierte Aussage getroffen, die ich grinsend unterschreiben möchte:

"Der Lieblingssport einiger User besteht darin, Obsidian mit Plug-ins und selbstgebauten Konstrukten so weit zu tunen, dass es wie ein Projektmanagementsystem funktioniert; daraus dann endlose Videoreihen bei YouTube zu machen und sich schließlich darüber zu beschweren, wie kompliziert Obsidian ist und zu erklären, dass man jetzt zu Notion wechselt."

Deshalb: neuer Vault, einfacherer Möglichkeiten und Notizen, die ich wirklich brauche, die mich interessieren. Möglichkeiten habe ich endlos erkundet und tue es manchmal noch. Jetzt darf das System beim Arbeiten, auf meine Weise wachsen.

Inhalt

• aus vielen Vaults mach zwei: die Logik hinter meinen verschiedenen Obsidian Vaults
• Was ich ausprobiert habe: Ideaverse, PARA und Zettelkasten verschmelzen zu meinem eigenen System
  • Durch das Zettelkastenprinzip habe ich gelernt verschiedene Notiz-Typen zu unterscheiden.
  • Von Nick Milo & Linking your Thinking habe ich gelernt, dass ich ein schlankes System brauche.
  • Durch die PARA Methode von Tiago Forte habe ich gelernt in Themen zu gruppieren.
  • Ich brauche kein (Life) Operating System, ich will Wissen und Ideen organisieren.
• Drei Dinge, die ich heute anders mache, wenn ich einen Obsidian Vault strukturiere
• Stand Mai 2026: so sieht mein Notizuniversum aus

aus vielen Vaults mach zwei: die Logik hinter meinen verschiedenen Obsidian Vaults

Meine Obsidian Vaults und die Gesamtzahl meiner Vaults verändert sich immer wieder. Genau wie ich bei PC Games in Aufbau- oder Farming-Genres immer wieder von vorne anfangen möchte, wollte ich mit neuem Wissen und Erkenntnissen immer wieder einen neuen Obsidian Vault anlegen. Teilweise habe ich Notizen aus älteren Vaults übertragen, um diese dann, wie alte Spielstände, zu löschen.

Im Monatsrückblick Juli & August 2025 habe ich das erste Mal auf dem Blog beschrieben, was ich im letzten Jahr so angetestet und verschoben habe.

Im letzten Jahr und über den Jahreswechsel habe ich mal wieder einen neuen Vault angelegt mit dem Ziel alle Notizen, die zu Artikeln werden sollen oder zu Schreibprojekten gehören an einem Ort zu haben. Ich wollte mich weniger von all meinen anderen interessanten Notizen ablenken lassen. Doch nach wenigen Wochen habe ich festgestellt, dass mir meine Ursprungsnotizen zum verlinken fehlen. Immer öfter hatte ich zwei Fenster mit verschiedenen Obsidianvaults geöffnet und kopierte hin- und her. Viel umständlicher, als ich es haben wollte. Denn all die interessanten Notizen, die ich als Ablenkung identifiziert hatte, fehlten mir nun. Und gerade die bidirektionalen Verlinkungen sind doch ein tolles Obsidian Feature, dass unter anderem dafür sorgt, dass ich dieses Tool seit über 4 Jahren immer noch nutze!
Ich will, dass meine Blogartikel, Texte, Schreibprojekte aus den Notizen und Ideen wachsen, die ich sowieso festhalte. Okay, zugegeben, das bedingt sich mittlerweile gegenseitig, denn natürlich lege ich manchmal Notizen genau mit dem Ziel an, daraus einen Blogartikel zu schreiben.

Durch dieses letzte Experiment und all die Versuche meine Obsidian Vaults zu verbessern, haben sich viele Datei- und Ordnerleichen angesammelt. So dümpeln aktuell 5 verschiedene Vaults auf meiner Festplatte herum (und ich habe beim Schreiben dieses Textes einen übrig gebliebenen, fast leeren Testvault gelöscht).

Diese Schleife des immer-wieder-neu-erstellens will ich unterbrechen, indem ich mich auf zwei Obsidian Vaults fokussiere:

1. Haupt-Vault aka Notizuniversum
2. mobile Vault

Der Haupt-Vault vereint alles, was ich aktuell nutze und neu anlege: Daily Notes, Notizen (ganz themenoffen), Canvas z.B. über mein Blogsystem oder zum Brainstorming.
Ein wichtiges Herzstück ist das Kanban-Plugin. Bisher gibt es zwei Boards, die mir den Überblick über Textentwürfe, die ich veröffentlichen möchte, erleichtern sollen.

Der mobile Vault liegt in der Nextcloud und ist durch die gleiche Benennung über die Nextcloud Notiz-App via Smartphone erreichbar. Diese Verknüpfung ließe sich auch mit dem bezahlten, offiziellen Obsidian Sync Modus umsetzen. Da meine Vaults aber eh in der Cloud liegen und ich wusste, dass sowohl Obsidian als auch Nextcloud Notizen Markdown für die einzelnen Notiz-Elemente nutzen, habe ich es einfach ausprobiert. Und ganz ehrlich: ich war ziemlich stolz auf mich, dass ich ohne Technik-Background diese Zusammenhänge verstanden und für mich so nutzen konnte, dass es funktioniert.
Aber zurück zum Vault: hier soll alles etwas kleiner und aufgeräumter sein. Ich möchte im mobile Vault am Smartphone nicht überfrachtet werden und leicht Notizen, die ich unterwegs oder spontan auf dem Sofa gemacht habe, übertragen. Dementsprechend finden genau diese Dinge hier Platz: spontane Kurznotizen, Infos, die ich privat mit Freunden teilen möchte oder längerfristige Listen, die mobil erreichbar sein sollen.
Meine persönliche Dokumentation, auf der der Blogartikel 3 Monate Schreibreflexion basiert, lag bis zum Schreiben des Blogartikels im mobile Vault, damit ich unterwegs darauf zugreifen kann.
Was ich noch herausfinden muss ist, wie eine regelmäßige declutter-Routine der Notizen im mobile Vault aussehen könnte. Die Frage, die ich mir zu den Notizen dabei stellen werden ist: was gehört in den Hauptvault, was war nur on the go wichtig?

Im ersten Moment hatte ich Sorge mir wieder ein Obsidian-Umstrukturierungs-Projekt aufzuhalsen. Denn als ich diesen neuen Hauptvault erstellt habe, sah das verdächtig nach "ich mache neu & schmeiße alles zusammen" aus. Inzwischen habe ich bewusst entschieden es diesmal langsam angehen zu lassen: alle neuen Notizen werden hier erstellt, wenn ich am PC bin. Und wenn ich mich an eine Notiz erinnere, durchsuche ich ältere Vaults danach und übertrage sie in den Hauptvault.

Inzwischen weiß ich: was ich brauche, sind möglichst einfache, kurze Wege und nur die wichtigsten Übersichtsseiten, die, genau wie der gesamte Vault, mit der Zeit entstehen dürfen und nicht von vorneherein festgelegt sind.
Um das zu erkennen, habe ich in den letzten Jahren, einiges ausprobiert.

Was ich ausprobiert habe: Ideaverse, PARA und Zettelkasten verschmelzen zu meinem eigenen System

Das ich jetzt so genau weiß, was ich zum Start & zur Unterteilung in zwei Vaults brauche, liegt daran, dass ich viele Systeme ausprobiert habe. Meine ältesten Notizen sind aus 2021. Seitdem habe ich immer wieder zu Obsidian, persönlichem Wissensmanagement und einer möglichen Vault-Struktur recherchiert und vieles ausprobiert. Um jetzt mein eigenes, persönliches System daraus zusammen zu basteln.

Durch das Zettelkastenprinzip habe ich gelernt verschiedene Notiz-Typen zu unterscheiden.

Begonnen hat meine Recherche damals mit dem Zettelkastenprinzip. Es gibt eine YouTube-Serie von Joshua Meyer, die das Zettelkastenprinzip prägnant und anschaulich in Obsidian zusammenfasst (hier findest du die Videos).
Niklas Luhmann ist Begründer des Zettelkastenprinzips. Er hat zu seiner Zeit wirklich mit Zetteln in Kästen gearbeitet. Für die digitale Variante geht es meiner Meinung nach eher um die Unterscheidung von Notiztypen und ein paar Prinzipien. Ich nehme vor allem das Prinzip der atomaren Notiz mit, soll heißen: eine Notiz = ein Thema. Ebenso wie die Unterteilung in Literaturnotizen (die in meinem System alle Notizen direkt zu externen Quellen wie YouTube-Videos oder Artikel anderer Menschen umfassen) und permanente Notizen (... eigene Gedanken ...). Eine zeitlang habe ich auch sogenannte fleeting notes genutzt, dies ist durch mein Daily-Notes-System aber überflüssig geworden. ... wobei ich zugeben muss, dass der Automatismus manchmal noch kickt. xD
Erste Schritte in Obsidian dazu & Erklärungen findest du in der Anleitung von Martina Klinkowski: Wie du deinen Zettelkasten in Obsidian startest.

Von Nick Milo & Linking your Thinking habe ich gelernt, dass ich ein schlankes System brauche.

Schließlich bin ich über YouTube auf viele Videos von Nick Milo gestoßen, der unter der Marke Linking your Thinking sein System vermarketet. Und dieses System hat sich in den letzten Jahren ordentlich weiterentwickelt.
Und ich bin von dem Wording immer wieder angefixt, habe mit der Zeit aber gemerkt, dass vor allem das Ideaverse viel zu komplex für mich ist. Die ARC-Struktur (add, relate, communicate) finde ich immer noch ziemlich sympathisch.
Beim erkunden des Ideaverse habe ich aber gelernt, dass ich persönlich mich von dieser vorgegebenen Struktur eingeengt fühle. Aber das Linking your Thinking Marketing ist verdammt gut, sodass regelmäßig ein Kaufwunsch in mir geweckt wird, wenn ich die Seite besuche oder YouTube-Videos gucke. Und dabei merke ich immer wieder, dass dieser Kaufwunsch entsteht, weil das System viel verspricht und ich aber bezahlen muss, um das ganze System erklärt zu bekommen. Denn - surprise - das frei downloadbare Ideaverse ist nicht wirklich selbsterklärend.

Nun ist mein persönlicher Anspruch auch nicht, dass mein Obsidian Vault für andere Menschen selbsterklärend wäre. Aber für mich persönlich muss er das sein. Auch ein Grund, weshalb ich manchmal Hinweise an mein Zukunfts-Ich hinterlasse, um Sinn, Zweck und Ziel einer Notiz vorzuplanen.

Was stark von Nick Milo & Linking your Thinking inspiriert ist, ist mein Umgang mit Daily Notes.

Durch die PARA Methode von Tiago Forte habe ich gelernt in Themen zu gruppieren.

Zwischen meinen Ausflügen ins Linking your Thinking Universum habe ich auch immer mal wieder Videos zur PARA-Struktur gesehen. Und ehrlich gesagt konnte ich vor zwei oder drei Jahren auch nicht dem Drang widerstehen das erschienene Buch von Tiago Forte zu kaufen: Nutzen Sie ihr zweites Gehirn. Beim reinblättern merke ich, dass ich im Inhaltsverzeichnis erneut am Bonuskapitel: "Wie man ein funktionierendes Schlagwortsystem erstellt" hängen bleibe. Aber das ist eine andere Geschichte.

PARA steht für Projects, Areas, Resources und Archives. Wir definieren also unsere Projekte und Bereiche.

Vor circa anderthalb Jahren habe ich in einem Obsidian Vault eine Ordner-Struktur erstellt angelehnt an PARA. Und das ist auch schon mein größter Kritikpunkt: das System verleitet dazu ziemlich viele Unterordner zu erstellen, was vor allem in Obsidian gar nicht notwendig ist, wenn ich mich eher aufgrund von Verlinkungen und Tags durch meine Notizen begebe. Viele meiner bereits bestehenden Notizen öffne ich über die Suchfunktion. Mit zu vielen Ordnern braucht es nur noch mehr Hirnschmalz, um zu überlegen, welche Notiz wo einsortiert wird.

So habe ich meine Ordnerstruktur zwischendrin schriftlich festgehalten:

Du siehst: 5 Hauptordner und vor allem der Projekte- und der Ressourcen-Ordner sind mit vier und mehr Unterordnern gefüllt. Das meine ich mit mehr Hirnschmalz benötigen wenn ich Notizen einsortieren möchte. Und die Projektdefinition hat mich auf jeden Fall dazu verleitet immer noch feiner abgrenzen zu wollen.

Was ich aus PARA-System mitgenommen habe ist vor allem in Themen zu denken, eine Struktur die ich jetzt eher für meine Lesezeichen im Browser und meine Tags in Obsidian nutze.

Kurzzeitig habe ich auch die Inhalte von August Bradleys LifeOS mit Pipelines, Pillars, Vaults in Notion getestet. Und dabei festgestellt, dass ich gar kein System möchte, in dem ich alle Lebensbereiche organisieren und mit Aufgaben versehen kann.

Ich brauche kein (Life) Operating System, ich will Wissen und Ideen organisieren.

Nach all diesen Ausflügen in "Operating Systeme", die angeblich mein ganzes Leben optimieren können, reagiere ich ein bisschen allergisch auf diesen LifeOS-Kram der Produktivitätsbubble. Und ich meine: kommt dieses Zeit immer effektiver nutzen nicht auch aus unserer kapitalistischen Lebensweise?
Ich sage: Danke, ich brauche dein Operating System nicht.
Denn ich will doch nur all meine Notizen & Ideen organisieren, um sie dann wiederzufinden, wenn ich sie brauche. Für den Rest reichen mir mein digitaler Kalender und ein Notizbuch.

Deshalb liegt mein Fokus aktuell auf dem Hauptvault Notizuniversum. Diesen neueren Obsidian Vault strukturiere ich, während ich ihn fülle.

Drei Dinge, die ich heute anders mache, wenn ich einen Obsidian Vault strukturiere

1. Struktur wachsen lassen, nicht überstülpen.
   Klar, wenn wir starten, brauchen wir ein paar Orientierungspunkte. Aber ich möchte dir raten nicht von vorneherein ein fremdes System nachzubauen. Nutze Verlinkungen, lege Ordner erst an, wenn es zu unübersichtlich wird. Setze dich mit weiteren Funktionen und Plugins erst tiefer auseinander, wenn dir eine Funktion fehlt.
2. Früher fragen: "Passt das zu mir?" oder "Inwiefern hilft mir das?"
   Okay, auch wenn wir kein fremdes Wissensmanagement-System direkt nachbauen – falls du mir ein bisschen ähnlich bist, stolperst du trotzdem regelmäßig über interessante Setups anderer Menschen. Deshalb ist es wichtig, dass wir die Frage aus der Einleitung des Artikels aufgreifen: was soll dein Notizsystem können? Und darauf aufbauend, wenn du eine interessante Funktion siehst, frage dich: passt das zu meinen Zielen?
   Und es hängt natürlich stark davon ab, welche Art von Notizen wir uns jeweils machen. Ein Dashboard mit gelesenen Büchern sieht total cool aus. Aber machst du wirklich zu den meisten deiner gelesenen Bücher eine eigene Bewertung und Notizen? Ich nicht. :D
3. Weniger importieren, mehr händisch anfassen.
   Beim letzten Vault-Refresh habe ich gemerkt, dass ein automatischer Import für mich nicht funktioniert. Denn ich nehme dabei alte Notizen mit, die ich nicht mehr brauche. Eine Liste mit Geschenkideen vom vorletzten Jahr, eine kurze Notiz über ein Arbeits-To-Do, die ich nie wieder angefasst habe und zwei Wochen später super veraltet ist. Meine Notizen händisch durchzugehen dauert zwar länger, ordnet sie dafür direkt ins große Ganze ein. Meistens ergänze ich direkt eine Verlinkung (auch wenn nur als Kommentar) und vergebe einen oder mehrere Tags, die ich aktuell nutze. Dabei prüfe ich auch, ob aus dem letzten System Tags oder andere Zuordnungen bestehen, die im neuen System nicht mehr passen. So fügen sich auch ältere Notizen in ein neues Wissensmanagement-System ein.

Stand Mai 2026: so sieht mein Notizuniversum aus

Seit ein paar Versionen kommt jeder neue Obsidian Vault mit einer Willkommens-Notiz. Für das Notizuniversum habe ich sowohl den Vault-Namen bewusst gewählt, als auch erste Beispielnotiz abgewandelt und ergänzt.

Hinweis für Zukunfts-Ich: schreibe dir digital auf, wo genau du etwas handschriftlich notiert hast, wenn es den Verweis braucht.
So sind die ersten Schritte festgehalten. Und ich bin gespannt, wie es sich in anfühlt in einem Jahr wieder auf diese Notiz zu blicken.

Ich habe bewusst entschieden die Ordnerstruktur langsam mitwachsen zu lassen. Zum einen weil ich es mag, die zuletzt verwendeten Dateien weit oben in der linken Seitenleiste zu sehen. Zum anderen, um möglichst wenige Ordner zu nutzen.

So fällt die Überlegung weg, wohin ich eine Notiz verschieben muss. Denn sowohl die Daily Notes als auch Kanban Notes werden automatisch in die Ordner gelegt beim erstellen. Das habe ich in den Einstellungen so festgehalten. Und im Ordner Extras landet alles, was keine Notiz ist: Templates, PDFs und Bilder.

Tags vergebe ich gezielt und möglichst sparsam. Manchmal experimentiere ein bisschen mit neuen Bezeichnungen oder Verschachtelungen. Insgesamt überarbeite ich Tags allerdings ungern, weil mich das unverhältnismäßig viel Zeit kostet. Hier nutze ich immer wieder ein paar Minuten alle paar Monate um zu prüfen, ob es Tags gibt, die sich doppeln und welche ich nur wenig verwende.

Seit circa 2 Vaults arbeite ich für wichtige Übersichten mit Lesezeichen. Das setze ich im Notizuniversum fort. Wichtig ist hier natürlich subjektiv. Für mich heißt es: Notizsammlungen, die ich oft aufrufe und meine Kanban Boards.

Apropos Kanban Boards. Die verdanke ich den externen Community Plugins. Obsidian lässt sich dadurch endlos anpassen und in seinen Funktionen erweitern.
Ich persönlich bin eine Plugin-Minimalistin. Aktuell nutze ich Kanban und den Kanban Status Updater. Die beiden sorgen dafür, dass ich mit ein paar Klicks Kanban Boards erstellen kann und erzeugen eine Eigenschaft, die automatisch updated in welcher Kanban Liste die Notiz aktuell liegt.
Mein drittes Plugin ist Calendar, das ich für die Unterstützung meiner Daily Notes nutze. So lassen sich mit einem Klick in den Kalender auch Tagesnotizen für die Vergangenheit erstellen. Was sich besonders in meinem Aufräumprozess aus älteren Vaults als hilfreich erweist, wenn ich eine fleeting note dann in eine Daily Note umwandeln kann.

Was mir persönlich technisch fehlt ist die Unterteilung von "Sortierung in Ordnern" und "Sortierung im Hauptordner" (all die Notizen, die in der Seitenleiste bleiben). Denn im Ordner Daily Notes hätte ich gerne eine Sortierung nach Dateiname (Z - A) und im Hauptordner mag ich die Sortierung nach letzter Bearbeitung (neu - alt). Ehrlich gesagt habe ich bisher noch nicht recherchiert, ob es eine Lösung dafür gibt. Ich habe nur keinen Button dafür und gemerkt, dass ich gerne einen hätte. 😂

Hast du die Entwicklung deines Notizsystem schon mal hinterfragt? Und auf welchen Prinzipien es basiert?

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Dranbleiben als Kreative?
mein erster Blogartikel über eine mögliche Verbindung von Produktivität und kreativer Freiheit
3 Monate Schreibreflexion: das habe ich gelernt
Meine persönliche Dokumentation, auf der dieser Blogartikel basiert, lag bis zum Schreiben des Blogartikels im mobile Vault, damit ich unterwegs darauf zugreifen kann. Und den Blogartikel, habe ich in meinem Hauptvault ausgearbeitet.
Obsidian für Autorinnen
Steffi Dahl schreibt Romantic Suspense und nutzt auch Obsidian. Im Artikel erfährst du, wie sie ihr Schreiben organisiert.